• Evaluarea – cadru legal
Una din majorele modificari aduse Codului muncii este poate cea mai disputata si dificil de implementat, cea privitoare la obligativitatea angajatorilor de a stabili obiective si criterii de performanta pentru angajati si de a implementa un sistem de evaluare a acestora.
• Evaluarea performantelor este activitatea prin care se determina gradul in care angajatii unei organizatii isi indeplinesc sarcinile sau responsabilitatile ce le revin. Cu alte cuvinte, este procesul prin care este evaluata contributia unui angajat pe durata unei anumite perioade de timp.
Evaluarea performantelor conduce la o apreciere a rezultatelor activitatii angajatilor, la identificarea obiectivelor lor pentru perioada urmatoare si la stabilirea unui plan de imbunatatire a rezultatelor viitoare ale acestora.
Un sistem eficient de evaluare a performantelor angajatilor incepe cu intocmirea fiselor de post si se incheie cu completarea fiselor de evaluare.
Evaluarea incepe de obicei cu stabilirea, pe baza descrierii posturilor, a standardelor de performanta pentru fiecare angajat si post.
Evaluarea performantelor este un proces complex, care trebuie inteles, cel putin din doua perspectivemajore:
• este un proces de motivare si dezvoltare a membrilor organizatiei;
– este o reflectare a culturii organizationale.
De exemplu, in organizatiile in care stilul de lucru este orientat mai mult spre munca in echipa, evaluarea traditionala a performantelor – care are in vedere compararea angajatilor intre ei – poate fi neproductiva, deoarece un astfel de sistem de evaluare incurajeaza sau stimuleaza in primul rand competitia intre angajati si mai putin activitatea in echipa.
Activitatea de evaluare a performantelor urmareste sa raspunda la patru intrebari distincte.
• Etapa corespunzatoare din cadrul procesului de evaluare a performantelor
1. Ce trebuie evaluat (care sunt rezultatele si comportamentele angajatului ce trebuie observate si apreciate)
– Realizarea descrierii posturilor. – Stabilirea standardelor de performanta pentru fiecare post
2. Cine trebuie sa realizeze evaluarea?
– Desemnarea persoanei care va efectua evaluarile
3. Ce modalitati de evaluare se folosesc?
– Alegerea metodei de evaluare a performantei
4. Cum este comunicat rezultatul evaluarii?
– Sustinerea interviului de evaluare
• Activitatea de evaluare a performantelor angajatilor poate fi realizata atat formal (oficial), cat si informal (neoficial).
Evaluarile informale prin care conducatorii evalueaza zilnic subordonatii, si invers, ocupa un loc important in cadrul organizatiei. Dar evaluarea sistematica, formala, a personalului angajat, este prevazuta sa se realizeze la intervale de timp bine precizate. De exemplu, o persoana poate fi evaluata profesional in momentul angajarii, in primele zile de munca, la finalul primelor luni de munca si la fiecare sase luni cand se revizuieste (negociaza) salariul (in unele organizatii anual), cand se determina nevoile de imbunatatire a performantelor si la sfarsitul unei perioade cu ocazia analizei posibilitatii promovarii. Evaluarea sistematica presupune un contact oficial intre manager si angajat, consemnarea impresiilor si a observatiilor privind performanta salariatilor efectuandu-se in scris.
Evaluarile informale, respectiv comentariile managerilor cu privire la rezultatele angajatilor au loc aproape tot timpul. Angajatii au nevoie de semne din partea conducerii care sa le arate ca le sunt recunoscute realizarile. Aceste semne le ofera incredere si constituie o reala sursa de motivare. Laudele sunt cea mai simpla si ieftina forma de recompensare. Aveti insa in vedere sa nu laudati prea mult, prea des si mai ales nesincer. Faceti aprecieri realiste legate de activitatea angajatilor. Cunoasterea rezultatelor activitatii duce de obicei la imbunatatirea lor. Oricum, indiferenta si nerecunostinta sunt cel mai greu de tolerat in orice tip de relatii interpersonale.
Scopul evaluarii performantelor profesionale este in mod primordial, remedierea oricaror deficiente, ceea ce ar avea ca efect imbunatatirea rezultatelor in munca si obtinerea de performante superioare.
Procedurile formale de evaluare sunt o parte necesara a activitatii de personal din fiecare organizatie.
Evaluarile se realizeaza de obicei o data pe an si inlocuiesc analiza intamplatoare a rezultatelor activitatii cu o procedura formala, sistematica. Angajatii stiu ca sunt evaluati, cunosc criteriile de evaluare si acest fapt are o valoare motivationala crescuta.
• Evaluarea performantelor isi propune:
– Sa estimeze daca un angajat este capabil sa faca fata unei munci mai pretentioase, precum si viteza cu care este el capabil sa promoveze;
– Sa determine nevoile de instruire si sa formuleze planuri de instruire;
– Sa justifice luarea deciziilor cu caracter administrativ legate de promovari, concedieri, restructurari de personal, cresteri de salarii etc.
• Evaluarea nu este (nu trebuie sa fie):
– Un simplu anunt catre angajati despre ceea ce nu fac bine;
– Un raport secret pe care angajatul nu il va vedea niciodata;
– Un sinonim al interviului disciplinar;
– O modalitate de a rediscuta salariul.
• De aceea, procesul de evaluare trebuie prezentat angajatilor din perspectiva avantajelor pe care le ofera, si anume:
– Furnizeaza informatii pretioase despre angajati si despre natura exacta a sarcinilor acestora;
– Pot fi descoperite competente si abilitati necunoscute pana atunci;
– Cumuland datele obtinute in urma evaluarii se pot identifica nevoile generale de instruire pentru personalul organizatiei;
– Imbunatateste relatiile intre manager si angajati. Acestia discuta impreuna problemele de munca;
– Angajatul afla cu exactitate ce se asteapta de la el si isi intelege statutul asa cum este vazut de superiorii sai;
– Asigura aplicarea corecta si consecventa a politicilor de promovare si salarizare in organizatie prin stabilirea unor criterii ferme de evaluare;
– Creste performanta angajatilor;
– Rezultatele evaluarii afecteaza factorii ce influenteaza direct performanta;
– Efortul sporeste, de obicei, in cazul in care angajatul, in urma evaluarii, capata recunoasterea muncii sale
Modalitati de evaluare:
Pentru evaluarea performantelor se folosesc o serie de metode dintre care cele mai cunoscute sunt urmatoarele:
– grila de evaluare;
– metodele comparative de ierarhizare (clasificarea simpla, clasificarea pe baza curbei de distributie normala);
– metoda scalelor de apreciere comportamentala (BARS);
– metoda managementului prin obiective (MPO) – constituie o metoda eficienta de evaluare a performantelor personalului (mai ales a celui de conducere). Managerul si angajatul stabilesc de comun acord un set de obiective la inceputul perioadei de evaluare si apoi evalueaza progresul inregistrat catre atingerea acestor obiective.
Succesul unui astfel de sistem depinde mult de modul in care sunt formulate obiectivele (cat de masurabile, atractive, realizabile si clare sunt) si de implicarea celui evaluat in stabilirea acestor obiective. Managerii care stabilesc obiective pentru un angajat fara participarea acestuia sau fara macar a-l intreba daca este de acord cu acele obiective nu pot obtine de la subordonatii lor o implicare deosebita in indeplinirea sarcinilor respective;
– metoda evaluarii personalului pe baza performantelor.
Pentru ca evaluarea performantelor sa fie intr-adevar utila, combinati autoevaluarea ocupantului postului cu
evaluarea acestuia de catre evaluatorul desemnat.
Distribuiti fiecarui angajat cate un formular (fisa) de evaluare, cerandu-i sa-l completeze si sa vi-l inapoieze inaintea interviului de evaluare. Urmeaza ca dumneavoastra sa adaugati in formular propriile opinii si comentarii. In cadrul interviului, analizati activitatea angajatului (stabilind un calificativ) si determinati obiectivele profesionale ale acestuia pentru perioada urmatoare.
Calificativul general va fi propus de catre evaluator si este stabilit de comun acord intre evaluator si evaluat, pe parcursul interviului. Formularul va fi semnat de ambele parti.
Calificativul obtinut trebuie sa fie cunoscut doar de catre angajat si superiorul sau. Formularele completate vor fi incluse in dosarul angajatului, pastrandu-se confidentialitatea.
• Pentru obtinerea unor rezultate edificatoare se pot folosi criterii de performanta
Intelegerea de catre angajat a sarcinilor ce-i revin este clarificata prin stabilirea criteriilor de evaluare (a standardelor de performanta).
Se stabileste fiecare standard astfel incat sa masoare un aspect al activitatii din cadrul postului respectiv si sa vizeze fie obtinerea unui rezultat concret (volum de produse, calitatea acestora), fie un anumit comportament al angajatului pe acel post (de pilda, relatiile cu colegii, prezenta la lucru, disciplina).
Evaluarea trebuie sa aiba in vedere acele atribute (ale postului si ale angajatului) care determina indeplinirea obiectivelor postului. Criteriile pot avea importante diferite în raport cu obiectivele firmei.
Categorii de atribute ce pot fi urmarite:
– cunostinte, calificari, programe de instruire efectuate in perioada evaluata, experienta acumulata;
– abilitati privind delegarea, planificarea, supervizarea, asumarea responsabilitatilor, organizarea timpului,
conducerea, luarea deciziilor, rezolvarea problemelor;
– calitati personale: infatisare, personalitate, entuziasm, sanatate, abilitati fizice, creativitate;
– calitati interpersonale: comunicare verbala si in scris, relatiile cu clientii, cu supervizorii si colegii.
• Reusita evaluarii depinde mai ales de modul in care au fost formulate standardele de performanta. Daca acestea nu sunt clar precizate si masurabile, aprecierea superiorului nu poate fi decat o simpla estimare subiectiva a realizarilor unui angajat.
Datele obtinute in cadrul procesului de evaluare trebuie sa fie obiective (nedistorsionate in favoarea sau in defavoarea celor evaluati) si sa asigure feedback-ul prin comunicarea rezultatelor membrilor organizatiei la momentul potrivit si intr-o maniera corespunzatoare.
O evaluare corecta ofera sanse egale tuturor angajatilor, plaseaza toti candidatii in conditii egale fara a defavoriza sau avantaja pe unii sau pe altii. Tipul de evaluare trebuie sa fie acelasi pentru toti angajatii.
Criteriile de realizare, in raport cu care se ia decizia privind competenta persoanei evaluate precum si obiectivele de evaluare, trebuie sa fie clare si cunoscute de catre toti cei evaluati. O abordare a procesului de tip participativ si transparenta evaluarii cresc sansele unei evaluari corecte. In mare masura, corectitudinea este asigurata de obiectivitate. Daca o evaluare a fost facuta cu obiectivitate putem spune si ca ea a fost corecta.
Cu toate ca este necesara, evaluarea performantelor este o activitate destul de dificila si, uneori, controversata sau chiar detestata. Adesea, preocuparile in acest domeniu sunt surse de nemultumiri, deoarece sunt asociate cu reducerea de personal. Unii angajati se tem ca evaluarile pot fi folosite in mod abuziv, ca o amenintare, ceea ce duce la sentimente de insecuritate.
In consecinta, este foarte important ca toti angajatii sa inteleaga sensul evaluarii performantelor, si anume faptul ca este o activitate cu o finalitate pozitiva si constructiva.
